Umowy wspólników w sprzedaży multichannel

Umowy wspólników w sprzedaży multichannel – kiedy warto zabezpieczyć się aktem notarialnym

Decyzja o wspólnym prowadzeniu sprzedaży wielokanałowej to krok, który otwiera przed przedsiębiorcami ogromne możliwości rozwoju. Równocześnie jednak tworzy złożoną sieć zależności finansowych, operacyjnych i prawnych, których nieuregulowanie może doprowadzić do kosztownych konfliktów. W świecie, gdzie sprzedaż multichannel wymaga koordynacji wielu kanałów – od sklepu internetowego, przez marketplace’y, po social commerce – jasne zasady współpracy między wspólnikami przestają być jedynie formalną kwestią, a stają się fundamentem bezpieczeństwa biznesowego.

Kluczowe pytanie brzmi: czy wystarczy zwykła umowa pisemna, czy warto zdecydować się na akt notarialny? Odpowiedź na nie determinuje nie tylko poziom ochrony prawnej właścicieli, ale także możliwość skutecznego dochodzenia swoich praw w przypadku sporu. W niniejszym artykule przyjrzymy się szczegółowo, w jakich sytuacjach forma notarialna staje się niezbędnym zabezpieczeniem, a kiedy można poprzestać na prostszych rozwiązaniach.

Specyfika sprzedaży multichannel i jej wpływ na relacje między wspólnikami

Sprzedaż multichannel to strategia, w której firma oferuje swoje produkty lub usługi jednocześnie przez wiele niezależnych kanałów dystrybucji. W praktyce oznacza to prowadzenie sprzedaży przez własny sklep internetowy, platformy marketplace (Allegro, Amazon, eBay), media społecznościowe (Instagram Shopping, Facebook Marketplace), a często także w punktach stacjonarnych.

Złożoność finansowa wielokanałowości wymaga precyzyjnego rozliczania przychodów i kosztów. Każda platforma sprzedażowa pobiera własne prowizje, oferuje różne metody płatności i generuje odmienne formy dokumentów finansowych. Dla wspólników prowadzących działalność multichannel oznacza to konieczność skrupulatnego zestawiania przychodów, wydatków i należności dostosowanych do wymogów poszczególnych marketplace’ów oraz obowiązujących przepisów podatkowych.

Badania pokazują, że rozwijanie nowych form komunikacji z klientem i sprzedaż za ich pośrednictwem niesie ze sobą szereg ryzyk. Jednym z nich jest bezpieczeństwo transakcji oraz danych klientów, na przykład adresy email, numery kart kredytowych, rachunków bankowych. Firmy powinny tak zabezpieczyć zebrane dane, aby ograniczyć do minimum ryzyko związane z ich wykradzeniem – w przeciwnym razie mogą narazić się na spore koszty odszkodowań sądowych, a co ważniejsze, mogą utracić reputację.

Wielokanałowość prowadzi również do ryzyka kanibalizacji sprzedaży – sytuacji, w której nowsze, wygodniejsze kanały (jak online) odbierają sprzedaż tym tradycyjnym (jak sklepy stacjonarne), często o niższych kosztach obsługi. To zjawisko, jeśli nie jest zarządzane strategicznie, może prowadzić do erozji marż i podważać rentowność całej operacji.

Różnice między umową wspólników, a umową spółki

Umowa spółki to dokument konstytutywny, który musi być sporządzony zgodnie z wymogami kodeksu spółek handlowych i jest dostępny publicznie w aktach Krajowego Rejestru Sądowego. W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością umowa ta musi być zawarta w formie aktu notarialnego pod rygorem nieważności.

Umowa wspólników (zwana także porozumieniem wspólników, shareholders agreement lub founders agreement) ma zupełnie inny charakter. Jest to fakultatywny dokument o charakterze obligacyjnym, który wiąże wyłącznie jego strony i nie wpływa bezpośrednio na treść umowy spółki wpisanej do rejestru. Najważniejszą cechą umowy wspólników jest jej poufność – nie podlega ona zgłoszeniu ani w sądzie rejestrowym, ZUS czy urzędzie skarbowym.

Umowa wspólników pozostaje dokumentem wewnętrznym, który nie musi być zawarty od razu razem z umową spółki – można to zrobić w późniejszym terminie. Co istotne, nie ma ustawowych wymogów określających, co powinno się znaleźć w takim porozumieniu wspólników, w przeciwieństwie do umowy spółki z o.o..

Jeśli chodzi o formę porozumienia wspólników, jest to po prostu umowa pomiędzy wspólnikami, którzy chcą uregulować wzajemne oczekiwania. Wystarczająca jest forma pisemna – nie jest wymagana forma notarialna. Koszty przygotowania takiej umowy wynoszą zwykle od 1000 złotych netto w zależności od stopnia skomplikowania.

Kiedy umowa wspólników wymaga formy aktu notarialnego

Zasadniczo umowa wspólników nie wymaga formy aktu notarialnego – wystarczy zwykła forma pisemna. Istnieją jednak sytuacje, w których forma notarialna staje się niezbędna lub wysoce zalecana.

Obowiązkowa forma notarialna

Forma aktu notarialnego jest bezwzględnie wymagana dla określonych czynności prawnych związanych z działalnością gospodarczą. Dotyczy to przede wszystkim:

Czynności dotyczących nieruchomości – przeniesienie własności nieruchomości (sprzedaż, zamiana, darowizna), ustanowienie użytkowania wieczystego, ustanowienie ograniczonych praw rzeczowych (użytkowanie, służebność), zniesienie współwłasności nieruchomości.

Czynności z zakresu prawa handlowego – zawiązanie spółki z o.o. lub spółki akcyjnej, zmiana umowy spółki kapitałowej, podwyższenie lub obniżenie kapitału zakładowego, połączenie, podział lub przekształcenie spółek.

Zbycie lub wydzierżawienie przedsiębiorstwa – zgodnie z art. 751 Kodeksu cywilnego zbycie lub wydzierżawienie przedsiębiorstwa albo ustanowienie na nim użytkowania powinno być dokonane w formie pisemnej z notarialnie poświadczonymi podpisami. Taka forma nie oznacza, że cała umowa musi być przygotowana przez notariusza – strony mogą samodzielnie sporządzić treść kontraktu, a następnie udać się z nim do wybranej kancelarii, aby w obecności notariusza złożyć na nim swoje własnoręczne podpisy.

Dobrowolna forma notarialna – kiedy warto?

Przedsiębiorcy mają możliwość zawarcia każdej umowy w formie aktu notarialnego lub z urzędowo poświadczonymi podpisami, nawet gdy przepisy ustawy nie wymagają zachowania formy kwalifikowanej. W praktyce jest to jednak rzadko spotykane, ponieważ dla przedsiębiorcy oznacza dodatkowe koszty pod postacią taksy notarialnej.

Warto jednak rozważyć dobrowolne zawarcie umowy wspólników w formie aktu notarialnego w następujących sytuacjach:

Wysokie wartości finansowe – gdy wspólnicy wnoszą do spółki znaczne wkłady lub planują duże inwestycje, dodatkowe zabezpieczenie w postaci aktu notarialnego może być uzasadnione.

Złożone klauzule zabezpieczające – gdy umowa zawiera skomplikowane mechanizmy typu vesting, drag along, tag along czy earn-out, forma notarialna zwiększa pewność ich wykonalności.

Współpraca z inwestorami zewnętrznymi – inwestorzy venture capital często oczekują maksymalnego zabezpieczenia swoich interesów, co może skłaniać do wyboru formy notarialnej dla kluczowych zapisów.

Planowana sprzedaż udziałów – jeśli umowa wspólników przewiduje konkretne warunki sprzedaży udziałów w przyszłości, forma notarialna może ułatwić egzekucję tych postanowień.

Przewagi prawne aktu notarialnego nad zwykłą formą pisemną

Różnice między umową przedwstępną zawartą w zwykłej formie pisemnej a umową w formie aktu notarialnego są pod względem wywoływanych skutków prawnych bardzo daleko idące.

Silniejszy skutek prawny

Jeśli umowa przedwstępna sprzedaży nieruchomości będzie sporządzona w formie aktu notarialnego, zawierając jednocześnie wszystkie elementy wymagane przepisami prawa, wówczas strona uprawniona zostanie wyposażona w prawo sądowego przymuszenia drugiej z nich do nawiązania, a następnie wykonania umowy, na którą się wzajemnie umówiły.

W przypadku zawarcia umowy w formie aktu notarialnego, wierzyciel ma prawo do dwóch rodzajów roszczeń:

• zawarcia umowy przyrzeczonej
• odszkodowania

Jeżeli zdecydujemy się na zwykłą formę pisemną, a druga strona nie będzie chciała spełnić warunków umowy, możemy ubiegać się jedynie o odszkodowanie. Co więcej, rekompensata będzie ograniczona wyłącznie do kosztów, które ponieśliśmy ze względu na zawarcie takiej umowy.

Większa moc dowodowa

Zawarcie umowy przed notariuszem gwarantuje większe bezpieczeństwo transakcji. Notariusz należy do osób zaufania publicznego, które w swoim postępowaniu muszą kierować się podwyższonym poziomem rzetelności oraz zasadą zwiększania zaufania obywateli do panującego systemu prawnego.

W myśl przepisów ustawy Prawo o notariacie czynności notarialne dokonane przez notariusza zgodnie z prawem mają charakter urzędowy. Tym samym, akty notarialne mają status dokumentów urzędowych i jako takie posiadają większą moc dowodową przed sądem, aniżeli zwykłe dokumenty pisemne.

Aspekt	Umowa pisemna	Akt notarialny
Forma	Zwykła forma pisemna	Forma urzędowa
Koszt	1000-2000 zł	500-2000 zł (taksa notarialna + VAT)
Wymóg ustawowy dla umowy wspólników	Nie – fakultatywnie	Nie – fakultatywnie
Moc dowodowa	Zwykła	Wzmocniona (dokument urzędowy)
Możliwość przymuszenia do wykonania	Tylko odszkodowanie	Przymuszenie lub odszkodowanie
Zaangażowanie eksperta	Prawnik/kancelaria	Notariusz (osoba zaufania publicznego)
Poufność	Brak wymagań formalnych	Tajemnica notarialna
Wpis do ksiąg publicznych	Nie	Tak (dla nieruchomości – księga wieczysta)

Możliwość wpisu do księgi wieczystej

Dodatkową przewagą umowy przedwstępnej zawartej w formie aktu notarialnego jest możliwość wpisania roszczenia o zawarcie umowy przyrzeczonej do księgi wieczystej nieruchomości. Wpis takiego roszczenia do księgi wieczystej oznacza, że staje się ono skuteczne wobec każdego właściciela nieruchomości. W takiej sytuacji nabywca nieruchomości będącej przedmiotem umowy przedwstępnej może żądać zawarcia przyrzeczonej umowy sprzedaży, choćby zmienił się właściciel tej nieruchomości.

Dodatkowe zabezpieczenia

Aby ograniczyć ryzyko wystąpienia konfliktu związanego z realizacją umowy wspólników, można wprowadzić skuteczne zabezpieczenia:

• wysoką karę umowną dla wspólnika, który wbrew umowie odmawia wykonania zobowiązań
• złożenie przez wspólnika zobowiązanego nieodwołalnej warunkowej oferty w formie pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym, którą wspólnik uprawniony będzie mógł wykorzystać w razie braku dobrowolnego wykonania umowy

Kluczowe klauzule w umowach wspólników prowadzących sprzedaż multichannel

Dynamiczny rozwój sprzedaży wielokanałowej powoduje znaczące zmiany w podejściu do dokumentacji umownej. Praktyka rynkowa ewoluuje w kierunku bardziej zaawansowanych i szczegółowych umów wspólników, które uwzględniają specyficzne ryzyka związane z działalnością multichannel.

W kontekście sprzedaży multichannel zmiana ta jest szczególnie widoczna, gdzie umowy wspólników muszą uwzględniać złożoność wielu kanałów dystrybucji, różne marże i modele biznesowe.

Vesting – stopniowe nabywanie praw do udziałów

Vesting to mechanizm, który polega na stopniowym przyznawaniu wspólnikom prawa do objęcia udziałów w miarę realizacji przez nich określonych celów lub po upływie określonego czasu. W prawie polskim nie ma przeszkód do wprowadzenia takiego mechanizmu w formie warunku zawieszającego, co potwierdza także praktyka funduszy venture capital.

Klauzulę vestingową zawiera się w umowie inwestycyjnej, chociaż możliwe jest też sporządzenie osobnej umowy vestingowej. Ważne jest, aby zapisy umowy vestingowej korespondowały z umową inwestycyjną, czyli były możliwe do wykonania.

Do najważniejszych elementów umowy vestingowej zalicza się:

• określenie dokładnych warunków, na jakich beneficjent nabędzie udziały
• oświadczenie wspólników o zrzeczeniu się pierwszeństwa nabycia udziałów
• podanie ceny udziałów i harmonogramu ich objęcia

Najczęstszym modelem vestingu jest okres trwający kilka lat – najczęściej 3-5 lat. Po upływie ustalonego okresu wszystkie prawa do udziałów uznajemy za nabyte. Vesting może też przyspieszać – jeśli zanim się skończy spółka zostanie sprzedana, możemy uzgodnić automatyczne vestowanie praw do udziałów nawet jeśli umówiony termin jeszcze nie upłynął.

Celem vestingu jest zabezpieczenie interesów strategicznych spółki, a także interesów inwestora jako wspólnika. To zabezpieczenie przejawia się w dwóch aspektach: ograniczeniu ryzyka związanego z odejściem założyciela ze startupu oraz możliwości pozyskania nowego „założyciela”.

Klauzule drag along i tag along

Drag along (prawo pociągnięcia) to uprawnienie, które zazwyczaj przysługuje inwestorowi większościowemu albo założycielowi spółki i polega na możliwości zobowiązania pozostałych wspólników do sprzedaży ich udziałów na identycznych warunkach, jakie zostały wynegocjowane z nabywcą zewnętrznym.

W praktyce klauzula drag along działa w ten sposób, że wspólnik mający prawo do jej uruchomienia – po otrzymaniu oferty od zewnętrznego inwestora – informuje pozostałych wspólników o planowanej sprzedaży udziałów i zobowiązuje ich do udziału w transakcji na tych samych warunkach.

Drag along umożliwia sprzedaż spółki bez konieczności negocjowania z każdym ze wspólników z osobna, co zwiększa atrakcyjność inwestycyjną podmiotu.

Tag along (prawo przyłączenia) stanowi mechanizm odwrotny do drag along. Daje on wspólnikom mniejszościowym prawo do przyłączenia się do transakcji sprzedaży udziałów przeprowadzanej przez wspólnika większościowego. Dzięki temu mogą oni sprzedać swoje udziały na tych samych warunkach, co sprzedający.

Jest to forma ochrony interesów mniejszościowych inwestorów, którzy w innym przypadku mogliby pozostać w spółce z nowym, nieznanym większościowym wspólnikiem, bez możliwości wyjścia.

Tag along z kolei daje prawo, ale nie obowiązek, przyłączenia się do transakcji. Oba zapisy mogą współistnieć w jednej umowie, jednak wymagają starannego wyważenia i wzajemnego skoordynowania.

Zakaz konkurencji i klauzule poufności

W środowisku sprzedaży multichannel, gdzie głównym zasobem przedsiębiorstwa jest wiedza, know-how oraz relacje z klientami, niezwykle istotne staje się wprowadzenie do umowy wspólników klauzul ochronnych mających na celu zabezpieczenie interesów spółki oraz poszczególnych założycieli.

O ile członkowie zarządu nie mogą, zgodnie z przepisami, prowadzić działalności konkurencyjnej względem Spółki, to takich ograniczeń nie przewidziano w przypadku wspólników. Umowa wspólników powinna w związku z tym regulować tę kwestię odrębnie, a także przewidywać skutki naruszenia zakazu przez poszczególnych wspólników.

Tego typu klauzule, choć nieuregulowane wprost w ustawodawstwie polskim, mogą być skutecznie egzekwowane jako zobowiązania umowne na podstawie art. 471 Kodeksu cywilnego, jeśli strony przewidzą konsekwencje ich naruszenia, na przykład w postaci kary umownej (art. 483 k.c.).

W przypadku sprzedaży multichannel szczególnie istotne są klauzule dotyczące:

• ochrony danych osobowych klientów zgromadzonych w różnych kanałach sprzedaży
• tajemnicy przedsiębiorstwa, rozumianej jako informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne oraz inne informacje posiadające wartość gospodarczą
• zakazu pozyskiwania pracowników i kontrahentów (non-solicitation)

Zasady podziału kosztów i przychodów

Sprzedaż multichannel wymaga szczególnie precyzyjnego uregulowania zasad rozliczeń finansowych między wspólnikami. Każda platforma sprzedażowa generuje własne koszty i przychody, które muszą być sprawiedliwie rozdzielone.

Umowa wspólników powinna określać:

• zasady podziału zysków i wypłaty dywidendy
• procedury podejmowania decyzji dotyczących nowych inwestycji w kanały sprzedaży
• sposób finansowania strat powstałych w poszczególnych kanałach
• zasady pokrywania kosztów operacyjnych (prowizje marketplace, koszty logistyki, płatności)

Brak transparentności w działaniu wspólników może doprowadzić nie tylko do pogorszenia się sytuacji finansowej spółki, ale również do utraty zaufania między wspólnikami. Ukrywanie informacji, blokowanie dostępu do sprawozdań finansowych lub nawet ich fałszowanie, nieujawnianie informacji o dochodach i zadłużeniu spółki – to tylko niektóre nieuczciwe zagrania, które mogą być zarzewiem konfliktu w spółce.

Koszty zabezpieczenia prawnego – porównanie opcji

Koszt umowy wspólników w zwykłej formie pisemnej

Przygotowanie umowy wspólników w zwykłej formie pisemnej przez profesjonalną kancelarię prawną kosztuje zazwyczaj od 1000 złotych netto, w zależności od stopnia skomplikowania dokumentu. Umowa powinna liczyć 10-20 stron, zawierać jasne definicje i praktyczne załączniki.

Koszt umowy spółki w formie aktu notarialnego

W przypadku sporządzenia umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, bazowe stawki honorarium notariusza zależą od wysokości kapitału zakładowego i wynoszą:

Kapitał zakładowy	Maksymalna taksa notarialna
do 3000 zł	100 zł
powyżej 3000 do 10 000 zł	100 zł + 3% od nadwyżki powyżej 3000 zł
powyżej 10 000 do 30 000 zł	310 zł + 2% od nadwyżki powyżej 10 000 zł
powyżej 30 000 do 60 000 zł	710 zł + 1% od nadwyżki powyżej 30 000 zł
powyżej 60 000 do 1 000 000 zł	1010 zł + 0,4% nadwyżki powyżej 60 000 zł
powyżej 1 000 000 do 2 000 000 zł	4770 zł + 0,2% od nadwyżki powyżej 1 000 000 zł
powyżej 2 000 000 zł	6770 zł + 0,25% od nadwyżki, ale nie więcej niż 10 000 zł

Przykładowo, w przypadku sporządzania umowy spółki o kapitale zakładowym 10 000 zł maksymalna wysokość taksy notarialnej wyniesie 310 zł (100 zł + 210 zł stanowiące 3% nadwyżki ponad 3000 zł).

Notariusz pobierze opłatę za sporządzenie wypisów – 6 zł za każdą rozpoczętą stronę. Honorarium notariusza obłożone jest 23-procentowym podatkiem PTiU (VAT). W praktyce koszty notarialne dla spółki o kapitale zakładowym 5 tys. zł wynoszą około 500 złotych.

Analiza kosztów vs korzyści

Decyzja o wyborze formy prawnej umowy wspólników powinna opierać się na analizie potencjalnych kosztów i korzyści. Jedynym ujemnym skutkiem zawarcia umowy w formie aktu notarialnego są zwiększone koszty – notariusz naliczy bowiem taksę notarialną. W zależności od dokonanych ustaleń, zazwyczaj pokrywa ją strona kupująca lub koszty dzielone są po równo.

Z drugiej strony, przewagi aktu notarialnego to:

• możliwość sądowego przymuszenia do wykonania umowy (nie tylko odszkodowanie)
• większa moc dowodowa przed sądem
• możliwość wpisu roszczenia do księgi wieczystej (w przypadku nieruchomości)
• zwiększone bezpieczeństwo transakcji dzięki zaangażowaniu osoby zaufania publicznego

Dla wspólników prowadzących sprzedaż multichannel o wysokiej wartości (np. przychody powyżej 500 000 zł rocznie) dodatkowy koszt 500-2000 zł za zabezpieczenie notarialne może okazać się znikomą inwestycją w porównaniu z potencjalnymi stratami wynikającymi z nieuregulowanych konfliktów.

Najczęstsze przyczyny konfliktów między wspólnikami w sprzedaży multichannel

Naturalne źródła konfliktów

Konflikty między wspólnikami to zjawisko naturalne w każdej strukturze spółki. Problem pojawia się jednak wówczas, gdy spory eskalują i przekształcają się w trwały konflikt, który realnie zakłóca działalność spółki.

Równy rozkład udziałów a pat decyzyjny

Równy rozkład udziałów między wspólnikami (np. 50%/50%) może doprowadzić do powstania pata decyzyjnego. W dynamicznym środowisku sprzedaży multichannel, gdzie trzeba szybko reagować na zmiany algorytmów marketplace’ów, taka sytuacja może oznaczać paraliż działalności i utratę przewagi konkurencyjnej.

Umowne rozwiązania zabezpieczające

Znaczenie dokumentacji umownej

Badania naukowe jasno wskazują na kluczową rolę odpowiednich umów. Z perspektywy ochrony interesów wspólników:

Skutecznym sposobem minimalizacji konfliktów jest odpowiednio skonstruowana dokumentacja umowna.

Dobre obyczaje w relacjach między wspólnikami

W kontekście sprzedaży multichannel, gdzie współpraca wspólników dotyczy zarządzania wrażliwymi danymi klientów i wspólnymi zasobami, kluczową rolę odgrywa zasada dobrych obyczajów. Jak wskazuje się w opracowaniach akademickich:

---

Jak zabezpieczenie notarialne uratowało współpracę

Wartościowym przykładem znaczenia właściwego zabezpieczenia prawnego jest historia Nalu Bodywear – marki rzemieślniczej odzieży sportowej, której właścicielka w 2022 roku zdecydowała się sprzedać swój sklep internetowy.

Wyzwania prawne przy sprzedaży biznesu e-commerce

Właścicielka zgłosiła się do kancelarii prawnej w momencie, gdy miała już wstępnie zaakceptowaną ofertę od potencjalnego nabywcy. Potrzebowała profesjonalnego wsparcia prawnego, które zabezpieczy jej interesy w całym procesie sprzedaży i pomoże sprawnie przeprowadzić transakcję.

Pierwszym krokiem był szczegółowy audyt prawny, podczas którego przeanalizowano:

• umowy z fotografami i modelkami
• dokumentację własności intelektualnej
• umowy z podwykonawcami
• inne kluczowe dokumenty biznesowe

Na tej podstawie opracowano strategię przeprowadzenia transakcji, która minimalizowała ryzyka prawne i podatkowe, jednocześnie zabezpieczając interesy właścicielki.

Rozwiązanie – kompleksowe zabezpieczenie z elementami notarialnymi

Ze względów podatkowych zdecydowano się na formułę sprzedaży zorganizowanej części przedsiębiorstwa. Wymagało to precyzyjnego opisania wszystkich składników wchodzących w zakres transakcji:

• nazwy i logo marki
• praw autorskich i licencji
• umów z zespołem i podwykonawcami
• stanów magazynowych
• domeny, bazy klientów i innych aktywów

Przygotowano komplet dokumentacji transakcyjnej, w tym:

• umowę przedwstępną określającą warunki brzegowe transakcji
• umowę sprzedaży zorganizowanej części przedsiębiorstwa
• dokumentację dotyczącą zabezpieczeń płatności ratalnych
• porozumienia dotyczące okresu przejściowego

Szczególną uwagę poświęcono kwestii płatności ratalnych. W celu zabezpieczenia interesów sprzedającej, wdrożono system zabezpieczeń wekslowych, który gwarantował bezpieczeństwo finansowe transakcji. Weksel in blanco jest popularną formą zabezpieczenia, szczególnie w obrocie gospodarczym – wystawca weksla podpisuje dokument, ale nie wypełnia kwoty zobowiązania.

Rezultaty i korzyści

Dzięki kompleksowemu podejściu udało się osiągnąć wszystkie założone cele:

• pomyślne zakończenie procesu sprzedaży
• zabezpieczenie wszystkich płatności
• uporządkowany transfer własności intelektualnej
• bezpieczne przeniesienie danych klientów
• profesjonalizacja dokumentacji biznesowej

Właścicielka Nalu Bodywear podsumowała: „To, co najbardziej doceniłam we współpracy, to pełne zrozumienie mojego biznesu i przeprowadzenie mnie przez cały proces krok po kroku. Czułam, że mam partnera, który dba o moje interesy, a nie tylko wykonuje usługę prawną”.

Ten case study pokazuje, jak właściwe zabezpieczenie prawne – choć wymaga początkowych nakładów finansowych – może uchronić przed znacznie większymi stratami oraz zapewnić płynny przebieg transakcji wartej często setki tysięcy złotych.

Jak przygotować się do zawarcia umowy notarialnej

Przygotowanie do wizyty u notariusza wymaga zebrania dokumentów i ustalenia kluczowych postanowień między przyszłymi wspólnikami. Notariusz zwykle wymaga dokumentów tożsamości wspólników, danych o planowanych wkładach, informacji o wysokości kapitału zakładowego oraz ewentualnych pełnomocnictwach.

Dokumenty potrzebne do aktu notarialnego

Dobrze jest przygotować następujące dokumenty:

• dowody osobiste lub paszporty wspólników oraz pełnomocników, jeśli występują
• informacje o wkładach: charakter (pieniężne/niepieniężne), wartość, sposób wniesienia
• proponowana nazwa spółki i adres siedziby
• proponowany skład organów (zarząd, rada nadzorcza) i osoby powierzane funkcje
• dokumenty dotyczące nieruchomości lub rzeczy wnoszonych jako wkład
• projekt umowy spółki lub spis kluczowych klauzul (zasady podziału zysków, przenoszenia udziałów, okres trwania)

Kluczowe postanowienia do uzgodnienia

Przed wizytą u notariusza wspólnicy powinni uzgodnić:

Zakres działalności – precyzyjne określenie, w jakich kanałach będzie prowadzona sprzedaż multichannel (własny sklep, marketplace, social commerce, punkty stacjonarne)

Zasady reprezentacji – kto i w jakim zakresie może podejmować decyzje dotyczące poszczególnych kanałów sprzedaży

Podział odpowiedzialności – który wspólnik odpowiada za które kanały i jakie ma uprawnienia decyzyjne

Zasady finansowe – jak będą rozliczane koszty i przychody z poszczególnych kanałów, kiedy i jak będą wypłacane dywidendy

Mechanizmy wyjścia – co się stanie, gdy jeden ze wspólników zechce zakończyć współpracę

Wybór kancelarii notarialnej

Wybór kancelarii, w której zechcemy podpisać akt, należy do nas. Podczas podejmowania decyzji należy rozważyć dostępność terminów, opinie krążące o danej kancelarii, ale też wysokość opłat, które poniesiemy przy okazji aktu.

Warto nadmienić, że podpisywanie wcześniej umowy przedwstępnej w formie aktu notarialnego nie oznacza automatycznie zwiększenia kosztów zakupu mieszkania czy założenia spółki, ponieważ wiele kancelarii notarialnych udziela dużych rabatów, jeżeli skorzystamy z ich usług przy sporządzeniu obu aktów.

Pamiętajmy również o tym, że przepisy określają tylko maksymalną wysokość taksy notarialnej, którą notariusz może pobrać od klienta. Oznacza to, że istnieje pole do negocjacji, zwłaszcza gdy planujemy skorzystać z usług danej kancelarii przy kilku czynnościach.

Alternatywne sposoby zabezpieczenia współpracy bez aktu notarialnego

Nie zawsze forma aktu notarialnego jest konieczna lub uzasadniona ekonomicznie. Istnieją alternatywne sposoby zabezpieczenia współpracy między wspólnikami, które mogą być wystarczające w wielu sytuacjach.

Kary umowne i zabezpieczenia wekslowe

Kara umowna to jedno z najskuteczniejszych zabezpieczeń umów zawieranych w zwykłej formie pisemnej. Można ją zastrzec za następujące zdarzenia:

• zwłoka w wykonaniu zobowiązania
• odstąpienie od umowy
• nienależyte wykonanie umowy
• naruszenie klauzul poufności
• naruszenie zakazu konkurencji
• inne sytuacje specyficzne dla danej umowy

Wysokość kary umownej powinna być adekwatna do wagi naruszenia i nie może być rażąco wygórowana, gdyż sąd ma prawo jej obniżyć.

Weksel in blanco jest popularną formą zabezpieczenia, szczególnie w obrocie gospodarczym. Wystawca weksla podpisuje dokument, ale nie wypełnia kwoty zobowiązania. Taki weksel może być wypełniony przez wierzyciela w przypadku niewykonania zobowiązania przez dłużnika, zgodnie z uzgodnieniami stron.

Mediacje i arbitraż

Zamiast długotrwałych i kosztownych postępowań sądowych, wspólnicy mogą przewidzieć w umowie alternatywne metody rozwiązywania sporów.

Mediacje to określona, polubowna metoda rozwiązywania sporów. Polega ona na tym, że osoba trzecia – a więc wykwalifikowany mediator – pomaga skonfliktowanym stronom we wzajemnej komunikacji, określeniu interesów i kwestii do dyskusji oraz dojściu do wspólnie akceptowalnego konsensu.

Arbitraż to forma rozstrzygania sporów przez niezależny organ arbitrażowy (sąd polubowny), którego orzeczenia są wiążące dla stron. Zaletą arbitrażu jest szybkość postępowania, poufność oraz możliwość wyboru arbitrów specjalizujących się w danej branży.

Umowy powierzenia i zlecenia

Dla wspólników prowadzących sprzedaż multichannel dobrą praktyką jest formalizacja podziału obowiązków poprzez dodatkowe umowy:

Umowa o dzieło – gdy wspólnik wykonuje konkretne, wyodrębnione zadania (np. przygotowanie kampanii marketingowej, wdrożenie nowego kanału sprzedaży)

Umowa najmu – gdy wspólnik udostępnia spółce sprzęt, nieruchomość lub inne zasoby niezbędne do prowadzenia działalności

Umowa zlecenia – gdy wspólnik wykonuje czynności ciągłe, ale nie w ramach stosunku pracy

Takie rozwiązania pozwalają na precyzyjne określenie zakresu obowiązków i wynagrodzenia za konkretne działania, co ogranicza pole do konfliktów i nieporozumień.

Rola doradcy prawnego w tworzeniu umów dla sprzedaży multichannel

Nawet po dokonaniu wpisu do KRS źle sformułowane postanowienia umowy mogą prowadzić do konfliktów między wspólnikami, trudności w egzekwowaniu praw korporacyjnych lub problemów przy obrocie udziałami. Dlatego tak ważne jest, aby akt notarialny był sporządzony precyzyjnie i z uwzględnieniem przewidywanych scenariuszy biznesowych.

Kiedy warto skonsultować się z prawnikiem

Radca prawny lub adwokat specjalizujący się w prawie handlowym i e-commerce powinien być zaangażowany na etapie:

• planowania struktury współpracy między wspólnikami
• przygotowywania projektu umowy wspólników lub umowy spółki
• negocjowania warunków z inwestorami zewnętrznymi
• rozwiązywania konfliktów między wspólnikami
• sprzedaży udziałów lub całego biznesu

Szczególnie w przypadku sprzedaży multichannel, gdzie występują specyficzne zagadnienia prawne związane z ochroną danych osobowych, umowami z marketplace’ami czy transferem kont w mediach społecznościowych, wsparcie prawnika specjalizującego się w e-commerce jest nieocenione.

Zakres usług profesjonalnej kancelarii

Profesjonalna kancelaria prawna oferuje kompleksowe wsparcie w zakresie:

Audyt prawny – przegląd istniejącej dokumentacji, identyfikacja ryzyk prawnych i luk w zabezpieczeniach

Przygotowanie dokumentacji – opracowanie umów wspólników, porozumień, regulaminów, polityk prywatności dostosowanych do specyfiki multichannel

Negocjacje – reprezentowanie klienta w rozmowach z kontrahentami, inwestorami lub innymi wspólnikami

Bieżące doradztwo – odpowiadanie na pytania prawne, konsultacje w zakresie podejmowanych decyzji biznesowych

Rozwiązywanie sporów – mediacje, reprezentacja w postępowaniach sądowych lub arbitrażowych

Koszty obsługi prawnej vs potencjalne straty

Koszt profesjonalnego przygotowania umowy wspólników przez kancelarię prawną wynosi zazwyczaj od 1000 złotych netto. W przypadku bardziej skomplikowanych umów z mechanizmami vestingu, drag along czy tag along koszt może wzrosnąć do 2000-3000 złotych.

Z kolei koszty związane z konfliktem między wspólnikami mogą być nieporównywalnie wyższe:

• pozew o rozwiązanie spółki kosztuje minimum 2000 zł
• postępowanie sądowe może trwać miesiące lub lata
• w tym czasie spółka może tracić klientów i przychody
• koszty obsługi prawnej w sporze sądowym często przekraczają 10 000 – 50 000 zł
• utrata reputacji biznesowej może mieć nieodwracalne skutki

Według danych z praktyki kancelarii prawnych, spory między wspólnikami to realna szkoda dla spółki, ryzyko zaburzenia jej funkcjonowania oraz utraty zaufania kluczowych kontrahentów. Niezgodności co do podziału zysków, zarządzania czy wyjścia ze spółki szybko przekładają się na blokadę decyzji i paraliż operacyjny.

Najczęściej popełniane błędy przy zabezpieczaniu współpracy

Do najczęstszych błędów należą:

• nieprecyzyjne określenie wkładów niepieniężnych
• brak jasnych zasad dotyczących zbywania udziałów
• pomijanie kwestii reprezentacji
• nieuregulowane reguły rozwiązywania sporów

Brak określenia zasad podejmowania decyzji

Wiele umów wspólników nie precyzuje, które decyzje wymagają jednomyślności, a które mogą być podejmowane większością głosów. W kontekście sprzedaży multichannel jest to szczególnie istotne, gdyż decyzje o wejściu na nowe marketplace, zmianach strategii cenowej czy dużych inwestycjach w infrastrukturę powinny być jasno uregulowane.

Nieuwzględnienie scenariuszy wyjścia wspólnika

Brak precyzyjnych zapisów dotyczących sytuacji, gdy jeden ze wspólników chce zakończyć współpracę, to częsta przyczyna kosztownych sporów. Umowa powinna określać:

• procedurę wyceny udziałów
• prawo pierwokupu dla pozostałych wspólników
• termin i sposób zapłaty za wykupywane udziały
• zakaz konkurencji po wystąpieniu ze spółki

Pomijanie kwestii własności intelektualnej

W sprzedaży multichannel kluczowe znaczenie mają aktywa cyfrowe:

• prawa autorskie do zdjęć produktów, opisów, materiałów marketingowych
• znaki towarowe i logo
• bazy danych klientów
• konta w mediach społecznościowych
• domeny internetowe

Brak jasnego określenia, kto jest właścicielem tych aktywów i co się z nimi stanie w przypadku sporu czy sprzedaży biznesu, może prowadzić do paraliżującego konfliktu.

Niedostosowanie umowy do specyfiki multichannel

Standardowe wzory umów wspólników często nie uwzględniają specyfiki sprzedaży wielokanałowej:

• różne poziomy rentowności poszczególnych kanałów
• odmienne wymogi operacyjne (np. wymogi Amazon vs Allegro)
• konieczność szybkiego reagowania na zmiany algorytmów marketplace
• zarządzanie stanami magazynowymi dla wielu kanałów jednocześnie

Umowa powinna być dostosowana do konkretnego modelu biznesowego, a nie być jedynie kopią szablonu znalezionego w internecie.

FAQ – Najczęściej Zadawane Pytania

Czy umowa wspólników musi być notarialna?

Nie, umowa wspólników (shareholders agreement) nie wymaga formy aktu notarialnego – wystarczy zwykła forma pisemna. Forma notarialna jest obowiązkowa tylko dla umowy spółki (np. spółki z o.o.), która jest dokumentem konstytutywnym wpisywanym do KRS. Umowa wspólników to odrębny, fakultatywny dokument.

Ile kosztuje sporządzenie umowy u notariusza?

Koszty zależą od wartości przedmiotu umowy. Dla spółki z o.o. o kapitale 10 000 zł maksymalna taksa wynosi 310 zł netto plus VAT i koszty wypisów. W praktyce całkowite koszty notarialne dla typowej spółki wynoszą około 500-800 zł.

Czy można zmienić umowę wspólników po jej zawarciu?

Tak, umowa może być zmieniana w dowolnym momencie za pisemną zgodą wszystkich stron pod rygorem nieważności. Elastyczność i brak konieczności wpisu zmian do KRS to jedna z głównych zalet umowy wspólników.

Co się dzieje, gdy wspólnik łamie postanowienia umowy?

Naruszenie umowy może skutkować sankcjami takimi jak: kara umowna, obowiązek naprawienia szkody, przymusowa sprzedaż udziałów lub wykluczenie ze spółki. Skuteczność sankcji zależy od precyzji zapisów w umowie.

Czy akt notarialny chroni przed wszelkimi sporami?

Akt notarialny nie eliminuje ryzyka sporów, ale ułatwia ich rozwiązanie dzięki możliwości sądowego przymuszenia do wykonania umowy (egzekucja) oraz większej mocy dowodowej. Kluczem do bezpieczeństwa pozostaje jednak przemyślana treść umowy.

Jak często należy aktualizować umowę wspólników?

Warto to robić przy zmianie skali działalności, struktury właścicielskiej, pojawieniu się nowych ryzyk lub konfliktów. Dobrą praktyką jest coroczny przegląd umowy przy okazji zatwierdzania sprawozdań finansowych.

Czy można połączyć formę pisemną i notarialną w jednej współpracy?

Tak, to rekomendowana praktyka. Umowa spółki (akt notarialny) reguluje kwestie wymogi prawne, a umowa wspólników (forma pisemna) precyzuje szczegóły współpracy. Niektóre czynności, jak zbycie nieruchomości, mogą wymagać osobnych aktów notarialnych.

Jakie zabezpieczenia są najważniejsze dla sprzedaży multichannel?

Najważniejsze są: zakaz konkurencji, klauzule poufności chroniące know-how i dane klientów, precyzyjne zasady podziału kosztów (np. prowizji marketplace) i przychodów, mechanizmy exit (drag/tag along) oraz vesting.

Podsumowanie – klucz do bezpiecznej współpracy

Wspólne prowadzenie sprzedaży multichannel to przedsięwzięcie wymagające nie tylko kompetencji biznesowych, ale przede wszystkim solidnych fundamentów prawnych. Jak pokazują liczne przypadki konfliktów między wspólnikami, brak odpowiednich zabezpieczeń może doprowadzić do paraliżu decyzyjnego, utraty klientów i w konsekwencji upadku nawet najbardziej obiecującego biznesu.

Decyzja o wyborze formy prawnej zabezpieczenia współpracy powinna być poprzedzona analizą kilku kluczowych czynników:

Wartość biznesu – im wyższa wartość przychodów i aktywów, tym większe uzasadnienie dla dodatkowych zabezpieczeń w formie aktu notarialnego

Złożoność operacji – sprzedaż multichannel z wieloma kanałami, skomplikowanymi rozliczeniami i różnymi poziomami rentowności wymaga precyzyjniejszych regulacji niż prosty jednoosobowy e-sklep

Relacje między wspólnikami – długoletnia znajomość i zaufanie to cenne aktywa, ale nie zastąpią jasnych zapisów umownych w przypadku poważnych sporów finansowych

Plany rozwoju – jeśli wspólnicy planują pozyskanie zewnętrznego finansowania, ekspansję międzynarodową lub przyszłą sprzedaż biznesu, profesjonalne zabezpieczenie prawne od początku znacznie ułatwi te procesy

Akt notarialny, choć wiąże się z dodatkowymi kosztami rzędu 500-2000 złotych, oferuje niepodważalne korzyści: możliwość sądowego przymuszenia do wykonania umowy, wyższą moc dowodową przed sądem oraz zaangażowanie notariusza jako niezależnego weryfikatora poprawności dokumentu. W kontekście biznesu generującego przychody rzędu setek tysięcy złotych rocznie, koszt ten jawi się jako znikoma inwestycja w bezpieczeństwo.

Równie istotna jest świadomość, że sama forma prawna nie zastąpi dobrze przemyślanej treści umowy. Kluczowe znaczenie mają konkretne klauzule zabezpieczające: vesting chroniony przed przedwczesnym odejściem współzałożycieli, mechanizmy drag along i tag along ułatwiające przyszłą sprzedaż biznesu, zakaz konkurencji chroniący przed nieuczciwymi praktykami oraz precyzyjne zasady podziału kosztów i przychodów z poszczególnych kanałów sprzedaży.

Wspólnicy prowadzący sprzedaż multichannel powinni pamiętać, że każdy kanał dystrybucji generuje własne ryzyka prawne i finansowe – od wymagań RODO przy przetwarzaniu danych klientów, przez regulaminy poszczególnych marketplace, po zabezpieczenie własności intelektualnej w mediach społecznościowych. Profesjonalnie przygotowana dokumentacja prawna to nie koszt, lecz inwestycja w długoterminową stabilność i rozwój biznesu.

Ostatecznie decyzja o tym, czy zabezpieczyć współpracę aktem notarialnym, należy do wspólników. Jednak w świetle przedstawionych argumentów, kosztów potencjalnych sporów oraz dynamicznego charakteru sprzedaży wielokanałowej, wybór wydaje się oczywisty: lepiej zainwestować kilkaset złotych w solidne fundamenty prawne na początku, niż później tracić dziesiątki tysięcy złotych na rozwiązywanie konfliktów, które można było przewidzieć i zapobiec im poprzez odpowiednie zabezpieczenia umowne.